Elektronická správa dokumentov študijnej agendy

Základné informácie

Tematická oblasť: 1. Podpora integrácie a ďalšieho rozvoja informačných systémov vysokých škôl

Názov projektu: Elektronická správa dokumentov študijnej agendy

Vysoká škola: Univerzita Komenského v Bratislave

Stav projektu: Nefinancovaný

Priemerný počet získaných bodov: 55,6

Požiadavka na dotáciu (€): 195 352,00

Celkový rozpočet projektu - vrátane spolufinancovania (€): 233 529,00

Poradie projektu z celkového počtu projektov v danej téme: 12/16

Finančná dotácia z MŠVVaŠ SR

Spolu 0,00

Cieľový stav

Cieľovým stavom projektu je dosiahnutie plnej automatizácie procesov spojených s prijímaním, spracovaním, evidovaním a archivovaním dokumentov súvisiacich so študijnou agendou prostredníctvom jedného integrovaného systému. Predpokladaný systém bude modulárny, pričom vzniknú moduly elektronickej podateľne a elektronického archívu. Rozhrania budú kompatibilné s internými systémami Univerzity Komenského, jej dátovou zbernicou, autentifikačnými systémami, akademickým informačným systémom, knižničným informačným systémom, systémom evidencie záverečných prác a tiež s rezortnými informačnými systémami (CRŠ, CRZ, CRZP, CREPČ).
Implementácia projektovaného systému zjednoduší komunikáciu uchádzačom o štúdium, študentom, absolventom, akademickým a administratívnym pracovníkom. V neposlednom rade aj zjednoduší a znormalizuje komunikáciu s rezortnými orgánmi. Používanie tohto systému ušetrí mnoho hodín ľudskej práce, pričom štandardizáciou procesov aj zníži chybovosť spôsobenú ľudským faktorom. Tým, že systém bude zahŕňať aj štandardizovaný workflow, odstráni sa problém nedodržiavania termínov pri vybavovaní agendy.

Hodnotenie 1

Kritérium 1 – integrácia na iné informačné systémy rezortu
10

základ 6b
projekt primárne nerieši integráciu, jedná sa o vytvorenie nového IS pre UK (ePodateľňa, eArchív).
+2b
súčasťou projektu sú aj integrácie na interné a externé IS vrátane rezortných IS (CRŠ, CRZ, CRZP, CREPČ).
+2b
projekt zvyšuje efektívnosti iných činností vysokej školy.

Kritérium 2 – Spôsob zabezpečenia implementácie
7

Aktivity projektu sú rozdelené medzi vlastný riešiteľský tím (so širokými odbornými kompetenciami) a dodávateľa produktu/technológie, jadro tímu tvoria interní zamestnanci UK + doplnenie študentmi (9i:6š).

Kritérium 3 – Vplyv a dôležitosť projektu
7

Reálny vplyv projektu je lokálny. Využiteľnosť riešenia ePodateľňa/eArchív pre ďalšie VŠ je možný ale:
- vytvorená funkčnosť nie je automaticky prenositeľná
- prenositeľnosť je čiastočná a každá VŠ si musí zabezpečiť implementáciu a modifikácie pre vlastné potreby
- výstupy a riešenia z UK môžu pomôcť znížiť náklady a uľahčiť implementáciu ďalším VŠ, ale nie je ich možné aplikovať ako rollout

Kritérium 4 – Konzistentnosť projektu
20

Ciele projektu adekvátne zodpovedajú riešeniu súčasného stavu. Transparentne popísané aktivity a rozpočet zodpovedajúce navrhovanému riešeniu. Odhad nákladov zodpovedá realite. + spolufinancovanie

Kritérium 5 – Ciele projektu
20

Jednotlivé aktivity majú kvantifikované merateľné ciele a majú jasný vzťah k cieľovému stavu

Kritérium 6 - Harmonogram projektu
5

Trvanie aktivít A1 aj A2 je od podpisu zmluvy o financovaní do 31.12.2014. Sú identifikované a popísané konkrétne realizačné činnosti a ich následnosti, chýba k nim detailnejšie časovanie, harmonogram je však transparentný a v tomto štádiu postačujúci.
Projekt identifikuje aj riziká a tiež Opatrenia na ich minimalizáciu.
Harmonogram je posúdený ako realizovateľný a koniec projektu naplánovaný do 31.12.2014 je splniteľný.

Kritérium 7 – Skúsenosti zodpovednej osoby
5

ZO + vlastný riešiteľský tím plne kompetentný pre realizáciu IT projektu (odbornosť aj riadenie) .

Celkový počet bodov
74
Celkový komentár
Dobrý projekt s vysokou pravdepodobnosťou úspešnosti. Projekt však nie je zameraný na integráciu a jeho využiteľnosť pre iné VŠ je obmedzená. Rozpočet a harmonogram rozumne nastavený
Návrh na úpravu rozpočtu
nie
Odporúčanie
financovať

Komentár – podmienky za ktorých odporúčam financovať

nemám

Hodnotenie 2

Kritérium 1 – integrácia na iné informačné systémy rezortu
15

Ťažisko návrhu projektu spočíva vo vybudovaní ePodateľne a archívu

Kritérium 2 – Spôsob zabezpečenia implementácie
6

Projekt nerieši primárne integráciu na centrálne informačné systémy.

Kritérium 3 – Vplyv a dôležitosť projektu
3

Vplyv projektu je lokálny, len na podávajúcu vysokú školu.

Kritérium 4 – Konzistentnosť projektu
5

Rozpočet presahuje možnosti realizácie z finančných prostriedkov rozvojových projektov.

Kritérium 5 – Ciele projektu
0

Ciele projektu nespĺňajú primárne integráciu na centrálne informačné systémy.

Kritérium 6 - Harmonogram projektu
0

Návrh projektu neobsahuje harmonogram riešenia projektu.

Kritérium 7 – Skúsenosti zodpovednej osoby
5

Zodpovedná osoba má organizačné skúsenosti a potrebné odborné znalosti.

Celkový počet bodov
34
Celkový komentár
Návrh projektu plne nezodpovedá cieľom témy č. 1 rozvojových projektov.
Návrh na úpravu rozpočtu
Rozpočet vzhľadom na možnosti rozvojových projektov je značne vysoký. Návrh projektu nedostatočne špecifikuje čo za dané finančné prostriedky sa bude realizovať (vývoj softvéru, možnosti použitia existujúcich produktov a podobne).
Odporúčanie
financovať

Komentár – podmienky za ktorých odporúčam financovať

Viď predošlé.

Hodnotenie 3

Kritérium 1 – integrácia na iné informačné systémy rezortu
10

Projekt sa nezameriava na integráciu s centrálnymi IS. Z časti je možné predpokladať, že toto bude vyriešené v rámci iných IS, ktoré univerzita používa. V cieľovom stave sa síce uvádza integrácia na rezortné IS, ale v opise aktivít a cieľoch nebola identifikovaná. Projekt má potenciál na úsporu nákladov na administratívu a archiváciu, budovaním inštitúcie bez papierov.

Kritérium 2 – Spôsob zabezpečenia implementácie
8

Podstatné moduly budú zabezpečené externe. Je možné predpokladať, že nákup riešenia a jeho konfigurácia podľa požiadaviek univerzity je efektívnejšia ako jeho vývoj vlastnými kapacitami, i keď univerzita by mala mať odborný potenciál v tejto oblasti. Špecifikácia a aktualizácia sa predpokladá internými kapacitami, v malej miere zabezpečenie študentmi.

Kritérium 3 – Vplyv a dôležitosť projektu
10

Projekt bude kostumizovaný na potreby univerzity, jeho využitie inými vysokými školami bez dodatočných nákladov je otázne (aj keď sa predpokladá využívanie open source riešení). Keďže podstatná časť projektu je zameraná na elektronizáciu študijnej agendy, je otázne, či by nebolo vhodnejšie sa zamerať na nadstavbu AIS2, a tento následne implementovať v rámci všetkých vysokých škôl používajúcich tento systém.

Kritérium 4 – Konzistentnosť projektu
15

Projekt vychádza z dlhodobého zámeru vysokej školy. Aktivity majú logický sled, sú pomenované očakávané výstupy jednotlivých fáz. Sú predpokladané postupy na minimalizáciu rizika. Nie je jasný súlad opisu cieľového stavu s aktivitami (oblasť integrácie na centrálne IS), keďže projekt je zameraný primárne na elektronizáciu administratívy v študijnej oblasti. V rámci rozpočtu a komentárov sú uvedené sumy, ktoré sa v celej miere majú financovať z dotácie, ale súčasne je k nim aj spolufinancovanie. Rozpočet v tabuľke tak nie je konzistentný s komentárom k nemu.

Kritérium 5 – Ciele projektu
9

Predpokladané úspory nie sú kvantifikované, ciele sú vyhodnotiteľné na úrovni áno/nie.

Kritérium 6 - Harmonogram projektu
3

Nie je špecifikovaný, opis postupu prác, spôsob riadenia je predpokladom, že do konca roku 2014, by mohol byť projekt naplnený.

Kritérium 7 – Skúsenosti zodpovednej osoby
4

Nie je jasná pozícia zodpovednej osoby a jej kompetencie rozhodovať. Skúsenosti s projektmi sú relevantné. Opísaný spôsob riadenia projektu vytvára predpoklad, že aj bez formálneho postavenia zodpovednej osoby, bude zabezpečené napredovanie projektu.

Celkový počet bodov
59
Celkový komentár
Projekt sa zaoberá relevantnou témou so značným potenciálom, žiaľ skôr s lokálnym vplyvom a s nízkou prioritou z hľadiska témy výzvy.
Návrh na úpravu rozpočtu
Rozpočet je potrebné znížiť o duplicitné položky, ktoré sa mali financovať aj z dotácie aj spoluúčasťou vysokou školou.
Odporúčanie
financovať s podmienkou

Komentár – podmienky za ktorých odporúčam financovať

odstránenia duplicity, zvážiť podmienenie jasnou väzbou na AIS2 a možnosti implementácie na ostatných vš

Filter

Filter